‘ข้อมูลประวัติอาชญากรรม’ ดำเนินการไม่ถูกต้อง ‘นายจ้างอาจติดคุก’ เพราะแม้การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมนับเป็นหนึ่งในขั้นตอนการ ‘คัดกรอง’ ก่อนการจ้างงาน ทั้งบางธุรกิจหรือสถานประกอบการยังกำหนดเป็นมาตรฐานการควบคุมที่สำคัญและเป็นชอบด้วยกฎหมาย เนื่องจากเป็นเหตุผลด้านความปลอดภัยของการให้บริการที่จำเป็นต้องมีมาตรการขั้นสูงในการคัดกรอง เช่น พนักงานรักษาความปลอดภัย พนักงานด้านการเงิน พนักงานที่ดูแลระบบสารสนเทศ แม่บ้าน ช่างซ่อมบำรุงในอาคาร พนักงานขับรถขนเงิน พนักงานขับรถสาธารณะ หรือพนักงานขับรถส่งอาหาร ฯลฯ
ด้วยเหตุนี้ จึงมีประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมออกมา และมีผลบังคับใช้แล้วในวันที่ 7 เมษายน 2567 ดังนั้น การที่นายจ้างจะตรวจสอบข้อมูลประวัติอาชญากรรมของผู้สมัคร จึงต้องพิจารณาถึงประกาศฯฉบับนี้
โดยประกาศ “คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่องหลักเกณฑ์เกี่ยวกับมาตรการคุ้มครองสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ที่มิได้กระทำการควบคุมของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย พ.ศ. 2566 ” เป็นกฎหมายลำดับรองว่าด้วยเรื่องของมาตรการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับอาชญากรรมตามที่ สคส. กำหนด ได้แก่ วัตถุประสงค์ในการเก็บ ระยะเวลาการเก็บ ข้อยกเว้นกรณีหากจำเป็นต้องเก็บเกินเวลา และการลบทำลาย/ทำเป็นข้อมูลไม่สามารถระบุตัวตนได้
หลักเกณฑ์ในการเก็บรวบรวมและเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม
จากประกาศฯ การเก็บข้อมูลประวัติอาชญากรรมสามารถทำได้ ภายใต้วัตถุประสงค์ ดังนี้
1. การพิจารณารับบุคคลเข้าทำงาน หรือการตรวจสอบคุณสมบัติ ลักษณะต้องห้ามหรือพิจารณาความเหมาะสมของบุคคลที่จะดำรงตำแหน่งใด
ตัวอย่างเช่น – การรับสมัครผู้ที่ดำรงตำแหน่งเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (รปภ.) ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นทั้งองค์กรหรือบริษัท จัดตั้งด้วยตัวเอง ซึ่งรวมไปถึงการใช้บริการ Outsource จากองค์กรหรือบริษัทที่ให้บริการด้านรักษาความปลอดภัย จึงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลส่วนตัวเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมเพื่อการพิจารณารับเข้าทำงานหรือใช้บริการได้ด้วย
2. การตรวจสอบคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของบุคคลในการออกใบอนุญาตต่าง ๆ
ซึ่งดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ หรือผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในการใช้อำนาจแทนหน่วยงานของรัฐ
ตัวอย่างเช่น – การออกใบอนุญาตขับขี่ประเภท 2 ให้กับบุคคลขับรถรับจ้างทั้งประจำทางและไม่ประจำทาง เพื่อการพิจารณาในการออกใบอนุญาตของกรมขนส่งทางบก
3. การตรวจสอบคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของบุคคลในการอนุญาตต่าง ๆ โดยผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ที่นอกเหนือจากข้อ (2)
โดยภายใต้วัตถุประสงค์ตามข้างต้นนี้ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง หรือมีฐานทางกฎหมายรองรับให้สามารถเก็บรวบรวมได้ ซึ่งต้องแจ้งผลกระทบระหว่างการให้ – ไม่ให้ความยินยอม ในขั้นตอนการขอความยินยอม และแจ้งให้ทราบว่าจะมีการตรวจประวัติอาชญากรรมตั้งแต่ขั้นตอนแรก เช่น ขั้นตอนการประกาศรับสมัคร การสรรหา การรับเลือก
เมื่อประมวลผลหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมเสร็จแล้ว ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) สามารถเก็บข้อมูลนั้นต่อไปได้อีก “ไม่เกิน 6 เดือน” หากเกินระยะเวลาดังกล่าว จะต้องมีกฎหมายกำหนดเฉพาะ หรือมีฐานทางกฎหมายตาม PDPA หรือต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล แต่ถ้าไม่มีกฎหมายกำหนด ไม่มีฐานกฎหมาย และไม่ได้ขอความยินยอม ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ต้องลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุถึงเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้
แต่กฎหมายยังมี “ข้อยกเว้น” ในกรณีที่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมนอกเหนือจากระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้ด้วย ตามกรณีดังนี้
1. มีกฎหมายเฉพาะกำหนดให้สามารถเก็บรักษาต่อไปได้
บางกรณีที่สามารถเก็บรวบข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม โดยที่ “กฎหมายกำหนด” ให้สามารถเก็บรวบรวมต่อไปได้
ตัวอย่างเช่น – มีกฎหมายเฉพาะที่กำหนดให้องค์กรจะต้องเก็บประวัติอาชญากรรมของพนักงานเป็นเวลา 10 ปีองค์กรจึงสามารถเก็บได้มากกว่า 6 เดือน
2. มีฐานทางกฎหมายอื่นซึ่งได้รับการยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมตามมาตรา 26
กรณีที่ไม่มีกฎหมายอื่นกำหนดให้เก็บ แต่มี “ฐานทางกฎหมายตามที่ PDPA กำหนด” ให้เก็บได้มากกว่า 6 เดือน
ตัวอย่างเช่น – องค์กรจำเป็นจะต้องเก็บประวัติอาชญากรรมของพนักงานไว้ เนื่องจากมีการฟ้องร้องคดีซึ่งประวัติอาชญากรรมเป็นหลักฐานในการต่อสู้คดี องค์กรสามารถใช้ฐานตามมาตราา 26 (อนุมาตรา 4) จึงเก็บประวัติอาชญากรรมได้มากกว่า 6 เดือน
3. ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นอย่างอื่น
กรณีที่จำเป็นต้องขอตรวจสอบประวัติอาชญากรรม จำเป็นต้องได้รับ “ความยินยอม” โดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
นายจ้างรู้ไว้! ขอเอกสารตรวจสอบประวัติอาชญากรรมอย่างไร ไม่ผิดกฎหมาย PDPA
โดยหลักการ ‘ประวัติอาชญากรรม’ เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว (Sensitive Data) ซึ่ง PDPA หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ระบุว่า ‘ห้าม’ ไม่ให้เก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหวที่อาจจะส่งผลกระทบต่อร่างกายและจิตใจของบุคคลนั้นโดยไม่ได้รับ ‘ความยินยอม’ โดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล หรือไม่มีฐานทางกฎหมายอื่นรองรับ
